Laura is er klaar mee: de afwijzingsmail

Laura is er klaar mee: de afwijzingsmail

24-06-2016 Uit Door Laura Schoenmakers

Hoeveel sollicitatiebrieven je ook verstuurt, afwijzingen wennen niet. Hooguit word je als kandidaat harder, kouder, onverschillig. Maar een afwijzing blijft toch echt een afwijzing en doet soms echt pijn. Vooral als je denkt dat je een goede kans maakt bij dat ene leuke bedrijf. Je ziet jezelf er al werken en kennis maken met je nieuwe collega’s. En dan komt de realiteit in je mailbox binnen: een afwijzingsmail. Een tenenkrommende standaardmail vol clichés. Daar ben ik wel klaar mee!

Na één van mijn sollicitaties kreeg ik deze ‘creatieve’ afwijzing:

Geachte sollicitant,

Dank voor je interesse in bedrijf X.
Via deze weg laten we weten dat de procedure bij deze is gestopt voor jou.
We hebben een kandidaat gevonden die naadloos aansluit bij onze functie en team.

Veel succes met je verdere carrière.

Wat mij het meeste stoort aan deze mail zijn de aannames die tussen het formele taalgebruik door schemeren. “Dank voor je interesse in bedrijf X” lees ik als synoniem voor “fijn dat je een brief geschreven hebt, maar je had het beter niet kunnen doen, we hebben al veel te veel werk te doen”. Verplaats je eens in de situatie van de sollicitant. Het is nooit leuk om afgewezen te worden, dat weet iedereen. Leef je in. Een zin als: “hartelijk dank voor je persoonlijke motivatiebrief voor de functie van X”, komt al een stuk vriendelijker en persoonlijker over. De sollicitant voelt zich dan echt een stuk minder weggezet. Geloof me, ik spreek uit ervaring.

“Via deze weg laten we weten dat de procedure bij deze is gestopt voor jou.” Hè, wat vervelend nou dat ‘de procedure’ is gestopt. Welke procedure? Ik zat volgens mij nog nergens in, ik had alleen een brief gestuurd op goed geluk. En vanwaar dat stuitende formele taalgebruik? Dat krijg je toch acuut jeuk van? Empathie in een afwijzingsmail kan echt geen kwaad hoor. “Wij hebben veel reacties gekregen op de vacature en hebben uit alle kandidaten een keuze moeten maken. Helaas is onze keuze daarbij niet op jou gevallen.” Dit is ook een standaardzin, maar al veel minder pijnlijk formeel dan de zin uit het voorbeeld.

[pullquote align=”right”] Pardon? Welke carrière? Dankzij al die afwijzingen is er geen carrière.
[/pullquote]

“We hebben een kandidaat gevonden die naadloos aansluit bij onze functie en team.” Au! Je kunt net zo goed direct op iemands tenen gaan staan. Wat een ijzingwekkend gevoelloze zin! Je onschuldige lezer leest hier dat hij tótaal niet aansluit bij de functie en bij het team. Hij zal bij een volgende vacature ook echt niet meer solliciteren, want tja, hij past toch niet bij het team. En nog maar te zwijgen over de arrogantie die uit deze zin spreekt: we hebben heus wel een heel gaaf iemand gevonden die gewoonweg naadloos bij ons past. Vertaling: jij bent niet heel gaaf en past ook gewoonweg niet.

Laatste kans. In de afsluitende zin kun je nog een goede indruk te maken bij de afgewezen kandidaat. Ook hier laten ze een gelegenheid open en bloot liggen. “Veel succes met je verdere carrière.” Pardon? Welke carrière? Dankzij al die afwijzingen is er geen carrière. Maar toch bedankt he. Voor niks.

Waarom zou je als bedrijf nou een nette afwijzingsmail moeten maken? Die sollicitanten ga je toch niet aannemen, je hebt de ideale kandidaat immers al gevonden. Zie de afwijzingsmail ook als een kans om een goede relatie op te bouwen met mensen die al geïnteresseerd zijn in je bedrijf. Deze kandidaten doen moeite om een verzorgde motivatie te schrijven, ze verdiepen zich in je bedrijf en sturen hun CV. Hoewel deze kandidaat nu geen goede match is, kan er in de toekomst wél een klik zijn met een ander team bijvoorbeeld. Behandel die sollicitant dus goed, poeier hem absoluut niet af met een standaardantwoord gevuld met erbarmelijk taalgebruik. Het is in je eigen belang.

Laura Schoenmakers